Online Dokumenten-
management

Dateien ganz einfach verwalten und benachrichtigen lassen: Dateien beobachten, Fristen setzen und auf Dokumenten-
versionen zurückgreifen

Um schnell und effizient Arbeiten zu können, ist strukturiertes Daten- & Dokumentenmanagement unumgänglich.

Es bedarf jedoch nicht nur einer übersichtlichen und schnell erreichbaren Struktur, sondern auch automatisierten Mechanismen, die den alltäglichen Workload minimieren bzw. optimieren.

Immer auf dem aktuellsten Stand: Dateien und Ordner beobachten

Oftmals ist unklar inwieweit Projekte oder gewisse Themen fortgeschritten sind. Für Sie bedeutet das zusätzliche Kommunikation und erhöhte Verwaltungsaufwände. Mit dem Dokumentenmanagement Watch Plugin können Sie selbst bestimmen, zu welche Themen Sie Benachrichtigungen über Änderungen erhalten wollen. 

 

Benachrichtigen lassen, wenn eine Datei runtergeladen wird

Sie wissen genau, ob der Mitarbeiter oder Externe die bereitgestellte Datei heruntergeladen hat und damit auf dem aktuellsten Stand ist.

Benachrichtigen lassen, wenn eine Datei hochgeladen wird

Sie werden benachrichtigt, sobald eine neue Datei oder Version hochgeladen wurde – Zusammenarbeiten einfach gemacht.

E-Mail Benachrichtigung bei erfolgtem Up-/ Download

Haben Sie die Watch-Funktion für den Up- und Download aktiviert, werden Sie sofort nach jedem erfolgten Up- oder Download benachrichtigt. 

 

 

 

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Notifikation über den Erhalt einer E-Mail-Datei

Beim Versenden von E-Mails besteht die Gefahr, dass diese nicht ankommen oder die Anhänge schlichtweg nicht geladen werden. Um Gewissheit zu erlangen, können Sie die Watch-Funktion des Outlook Add-Ins aktivieren. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald die angehängte Datei heruntergeladen wurde, um sicher sein zu können, dass Ihre E-Mail vollständig erhalten und gelesen wurde.

 

Dokumente und Terminaufgaben verknüpfen & erinnern lassen

Gibt es konkrete To-Do´s in Verbindung mit einem Dokument, welche Sie nicht vergessen sollten? Sie wollen Feedback zu einem bestimmten Zeitpunkt und einem bestimmten Dokument geben? Verknüpfen Sie Dokumente und die dazu gehörigen Terminaufgaben mit dem Reminder Plugin. 

 

 

Für jede Datei eine separate Erinnerung

Mit dem Reminder Plugin kann für jede Datei eine individuelle Erinnerung gesetzt werden.

Erinnerungszeitpunkt beliebig setzen

Der Erinnerungszeitpunkt kann für jede einzelne Erinnerung beliebig gewählt werden, egal an welchem Tag oder zu welcher Uhrzeit.

Für jede Erinnerung eine individuelle Nachricht

Zu jeder Erinnerung kann eine individuelle Nachricht hinterlegt werden. Somit können Sie alle Erinnerungen personalisieren und zuordnen.

 

 

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Versionierung von Dokumenten

Sie sind sich unsicher, wann Sie zuletzt an einem Dokument gearbeitet haben? Sie möchten eine vorherige Version des Dokumentes wiederherstellen? Mit dem Versionierungs-Plugin des Business Filemanager haben Sie problemlos Zugriff auf einstige Arbeitsstände. 

Dokumente wie üblich speichern

Unabhängig davon wie häufig ein Dokument bearbeitet und überspeichert wird, ist das ursprüngliche Dokument als vorherige Version in der WebApp verfügbar, ohne dabei Duplikate zu erstellen. 

 

Vorherige Versionen einsehen / wiederherstellen

Mit nur einem Klick in der Versionierungsliste kann sicher und ohne Datenverlust auf vorherige Bearbeitungszeitpunkte in Dokumenten zurückgegriffen werden. 

Vorherige Versionen separat herunterladen

Um vorherige Versionen aufzurufen, ohne die aktuelle Version überschreiben zu müssen, können die Dateien separat heruntergeladen werden.

 

Erfahren Sie mehr über die Funktionen des Business Filemanagers...

 

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