Automatisches Löschen
Datenraum Policy
„Automatisches Löschen“
Unterstützte Server-Versionen:
doubleSlash Business Filemanager >=19.0.12
Automatisches Löschen – schützen Sie den Storage des Gesamtsystems
Ihre Vorteile
- Ist ein Datenraum nur zum Dateiaustausch gedacht, kann durch die Richtlinie zum automatischen Löschen verhindert werden, dass der Bereich zur Dauerablage wird.
- Automatisches Löschen kann dazu beitragen, Ordnung zu halten und den Speicherbedarf zu reduzieren.
- Unterliegen die Daten Löschfristen (z. B. wg. Datenschutz), können diese Fristen durch das automatische endgültige Löschen leicht gewährleistet werden.
- Haben Sie besonders schützenswerte Daten in einem Datenraum, kann die Haltezeit begrenzt werden, um unnötige Risiken zu minimieren.
- Ist das automatische Löschen im Bereich „Meine Dateien“ aktiviert, können auch Dateien, die mit dem Outlook-AddIn versendet wurden, automatisch gelöscht werden.
Installation
Um Datenraum Policy zum automatischen Löschen nutzen zu können, muss das Plugin zunächst durch den Systemadministrator installiert und aktiviert worden sein.
Datenraumadministratoren können die Policy über den Dialog zur Verwaltung von Datenraum Policies pro Datenraum einrichten, d. h.
- (de-)aktivieren
- den Zeitraum konfigurieren, nachdem eine Datei gelöscht wird
- konfigurieren, ob eine Datei nur in den Papierkorb verschoben wird oder sofort endgültig, d. h. unwiderruflich gelöscht wird
Ob die Policy für den jeweiligen Datenraum aktiviert, bzw. wie sie ggf. konfiguriert wurde, kann der Nutzer im rechten Bereich unter „Projektrichtlinien“ einsehen.
Einstellungen für Datenräume
Sie erreichen die Richtlinienverwaltung für den Projektebereich bequem über das Kontextmenü eines Datenraumordners. Für den Bereich „Meine Dateien“ kann diese Richtlinie in den Einstellungen konfiguriert werden.
Policy auswählen und aktivieren
Über den Dialog zur Verwaltung von Datenraum Policies (Richtlinien) kann die Policy „automatisches Löschen“ aus den auf dem System installierten Policies ausgewählt, konfiguriert und aktiviert werden.
Neben dem Zeitraum, nachdem Dateien automatisch gelöscht werden, kann hier auch konfiguriert werden, ob die Dateien gleich final (z. B. aus Datenschutzgründen), d. h. unwiederbringlich gelöscht werden.
Informationen auf einem Blick
Ob eine Richtlinie zum automatischen Löschen hinterlegt wurde und welche Einstellungen getroffen wurden, erkennt der Nutzer im rechten Bereich unter „Projektrichtlinien“ auf einen Blick.
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